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Descripción

Este/a profesional programa, organiza y coordina conferencias, congresos, reuniones, seminarios, inauguraciones, simposios, ferias comerciales, presentaciones de productos y otros eventos de carácter empresarial. A menudo, las empresas dejan la organización de ferias y reuniones en manos de empresas especializadas, puesto que esta tarea requiere muchísimo esfuerzo organizativo y logístico antes, durante y después de la celebración.

Saber planificar y ser creativo/a son las dos principales habilidades que debe tener este/a profesional. Además, el/la planificador de eventos corporativos debe hacer frente, a menudo, a situaciones inesperadas o a problemas de última hora justo antes del inicio del evento. Por esta razón, debe ser una persona resolutiva y capaz de aguantar situaciones de estrés.

Tareas

  • La organización de un evento lleva implícita una fase creativa previa:
    Se reúne con el/la cliente para conocer sus necesidades y analiza el tipo de público al cual va dirigido el acto.
    Después de hablar con la clientela, traduce la idea que se quiere comunicar a un lenguaje escénico para que el mensaje cumpla con su objetivo. Con esta finalidad, define qué tipo de evento se ajusta mejor a las necesidades y exigencias del cliente.
  • Coordina el equipo encargado del montaje del evento:
    Cuando se decide el tipo de evento que se llevará a cabo, el/la planificador/a debe escoger las herramientas más adecuadas para transmitir este mensaje (montajes audiovisuales, diseño de la imagen gráfica, servicios logísticos necesarios, etc.).
  • Planifica la distribución del espacio físico según las necesidades de la empresa:
    Determina cuál es el enclave más adecuado para celebrar el evento y los materiales necesarios para acondicionar el espacio.
  • Contrata los distintos servicios externos necesarios para llevar a cabo el evento:
    Contacta y organiza el catering según las necesidades del evento (desayuno, pausas...).
    Contacta y organiza los/las azafatos/as según sus funciones.
    Contacta y organiza los/las técnicos/as de sonido.
    Programa, si procede, espectáculos para el evento.
    Contrata y coordina un equipo de intérpretes especializados/as y gestiona la traducción simultánea, si es necesaria.
  • Organiza y supervisa proveedores: diseño gráfico, servicio de reprografía, escaparatistas, técnicos/as audiovisuales, instalación de stands, alquiler de equipos (como puede ser el material informático o los elementos de decoración), transporte de materiales, seguridad, limpieza, recogida...
  • Planifica el protocolo necesario si la ocasión lo requiere:
    Se encarga de la elaboración de la publicidad del evento y de su difusión en los medios.
    Contacta con los/las ponentes invitados.
    Informa y ayuda a los/las ponentes invitados.
    Prepara los programas y la documentación para los/las asistentes siguiendo el orden de las ponencias:
    Informa y ayuda a los/las ponentes invitados, expositores y patrocinadores durante la celebración del evento.
    Prepara los programas y la documentación para los/las asistentes.
    Se encarga de confeccionar los planos de la exposición, el dosier y el contrato.
    Se encarga de las tareas de inscripción y acreditación de los/las participantes.
  • Recibe a las visitas y ponencias y les acomoda:
    Se encarga de los mailings que se enviarán a los/las asistentes al congreso.
    Elabora un programa social para los/las asistentes (rutas culturales, ocio...).
    Reservas los hoteles para los/las asistentes.
    Organiza el transporte para los/las asistentes durante el evento.
    Controla que, durante el evento, todo salga según lo previsto. Muchas veces surgen imprevistos que el/la planificador/a debe tener en cuenta para poder aportar soluciones.
  • Una vez concluido el evento, supervisa el desmontaje de todo el material.
  • Factura y controla los ingresos:
    Aprueba las facturas.
    Se responsabiliza de la contabilidad y presenta el balance final.
  • Asesora sobre cuestiones que deben tenerse en cuenta cuando se organizan eventos de carácter comercial:
    Aconseja sobre las fechas más idóneas para el evento.
    Aconseja sobre el emplazamiento y la selección de emplazamientos.
    Analiza patrocinadores/as potenciales.


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