El/la secretario/a de dirección es el/la profesional que colabora estrechamente con la dirección general de una empresa y contribuye a potenciar su capacidad y rendimiento. En este sentido, asegura que su superior/a dispone de todos los medios materiales y humanos necesarios para desarrollar eficazmente su trabajo.

El/la secretario/a de dirección ha pasado con los años de ser el/la profesional que cogía el teléfono y mecanografiaba las cartas de su superior/a a ser la persona de confianza que abre la puerta para acceder a un/a alto cargo, y ser un/a auténtico/a protagonista del trabajo que realiza la dirección general. Así, organiza el tiempo de los/las ejecutivos/as y lleva a cabo las tareas de gestión.

Actualmente, más del 40% de los/las secretarios/as de dirección son licenciados/as, saben idiomas, tienen una gran capacidad de organización, saben distinguir lo que es importante de lo urgente, y tienen la flexibilidad suficiente para gestionar la agenda de sus superiores/as.

• Redacta correspondencia y documentos complejos siguiendo las indicaciones de su superior/a, que pueden ser detalladas o no, y los prepara para la firma de la dirección.
• Procesa documentación de gestión empresarial, confidencial o no, y la archiva de manera organizada según el propio criterio para facilitar su acceso posterior.
• Busca información en documentos oficiales, revistas, diarios, publicaciones especializadas, páginas web, etc., y realiza un análisis y un resumen según las indicaciones de su superior/a.
• Se responsabiliza de la agenda de trabajo de la dirección (reuniones, viajes, citas, eventos, etc.).
• Organiza y gestiona viajes de trabajo de la dirección (vuelos, trenes, hoteles, restaurantes, etc.).
• Asiste a reuniones y redacta los informes o actas sobre los temas tratados.
• Vigila y asegura que las órdenes del/de la director/a se realizan tal y como se ha dispuesto.
• Atiende llamadas telefónicas dirigidas al/a la director/a.
• Realiza la atención a personas que por un motivo u otro necesitan dirigirse al/a la director/a y procura ofrecer las soluciones más adecuadas.
• Realiza tareas ejecutivas y facilita información por delegación directa del/de la director/a.

Formación reglada y graduados

El/la secretario/a de dirección debe tener como mínimo la siguiente formación:

• Diplomatura, licenciatura o grado en cualquier familia profesional, preferentemente en el ámbito de la administración y dirección de empresas.

• Curso de secretariado o de asistente de dirección en una escuela de negocios.

• Certificat de Professionalitat de la Família Administració i gestió: Assistència a la direcció (Nivell 3)
• Certificat de Professionalitat de la Família Administració i gestió: Assistència documental i de gestió en despatxos i oficines (Nivell 3)
• Ciclo(s) Formativo(s) de la Familia Profesional Administración y gestión - Grado Superior: Asistencia a la Dirección
• Grau: Administració i direcció d'empreses
• Grau: Ciències empresarials-management
• Grau: Economia i gestió

Formación Complementaria

El/la secretario/a de dirección debe disponer de una visión global de la empresa y comprender su funcionamiento. En este sentido, es esencial que tenga conocimientos contables, de marketing y de aspectos jurídicos y laborales. Por ello, es conveniente que realice cursos de especialización en estos ámbitos si no se encuentran en el temario de su formación de base. Por ejemplo los siguientes:

• Introducción a la contabilidad y al Plan general contable.

• Introducción a la economía y el cálculo mercantil.

• Curso de derecho mercantil y laboral.

Asimismo, es un/a profesional que se relaciona continuamente con personas, ya sean altos cargos o no y, por tanto, debe tener competencias de comunicación oral y escrita. En este sentido, es esencial que escriba y hable correctamente en castellano y catalán (si trabaja en Cataluña); y sepa utilizar el lenguaje empresarial siguiendo un protocolo, así como identificar la documentación empresarial.

Otros requisitos específicos

Es imprescindible que el/la secretario/a de dirección tenga un nivel alto de inglés ya que muy probablemente se deberá comunicar en esta lengua con otros/as profesionales con quien interactúa; sobre todo, si se ocupa en empresas multinacionales o con presencia en el extranjero. Además, muy probablemente tenga que manipular información en inglés y redactar informes en esta lengua. Asimismo, se suele requerir un nivel medio en otra lengua extranjera (francés, alemán, chino, etc.).

Adicionalmente, es imprescindible que este/a profesional sea un/a usuario/a avanzado/a en programas de ofimática, correo electrónico y navegación por Internet, ya que estas serán las herramientas con que trabajará en su día a día.

Aprendizaje y utilización de conocimientos: Nivel 1

Orientación al logro: Nivel 3

Planificación y organización: Nivel 2

Flexibilidad y gestión del cambio: Nivel 2

Comunicación: Nivel 2

Compromiso con la organización: Nivel 2

Gestión

La organización, dirección y control de una empresa o entidad constituyen el núcleo de interés de las personas afines al campo de gestión. Las actividades que se engloban en este campo de interés van desde la gestión eficiente de los recursos, los análisis de viabilidad y la solución de problemas empresariales, al desarrollo competencial y motivacional de los recursos humanos. Para llevar a cabo estas actividades se requieren conocimientos de técnicas específicas de dirección estratégica y gestión empresarial.

Logística

La planificación, organización, control y realización de tareas logísticas y administrativas constituyen el foco de interés de las personas afines al campo de logística. Actividades como la organización y planificación de sistemas de aprovisionamiento, almacenamiento, producción y distribución, la realización de inventarios, controles de stocks y estimaciones de producción, y la organización y/o ejecución de las tareas administrativas necesarias para la implementación de estas actividades, son representativas del campo de logística. El conocimiento de técnicas de organización, control y gestión es clave para llevar a cabo estas actividades.

Contable

Asesor/a fiscal

Asesor/ra financiero/a

Especialista en estimación de costes

Gestor/ra de tesorería

• Jornada y horario

  El horario habitual del/de la secretario/a de dirección es 40 horas semanales con jornadas de trabajo de 8 horas distribuidas por la mañana y por la tarde. Sin embargo, en ocasiones, cuando las cargas de trabajo lo requieren se suele requerir flexibilidad y adaptación a los horarios del/de la director/a, y más dedicación al trabajo.

• Retribución

  La retribución se calcula de acuerdo con la experiencia y las horas de trabajo realizadas. No obstante, la retribución se encuentra en una horquilla de entre los 17.902 y los 25.911 euros brutos anuales. La mediana salarial está entorno los 21.537 euros anuales brutos.
  
  Fuente de referencia: Estudio "Observatorio de Ocupaciones y Salarios del Mercado de Trabajo Actual. Barcelona Activa", elaborado por ICSA Grupo. Abril 2015.

• Categoría profesional

  Técnico/a